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Bien échanger par mail

Après l’exposé du 21 octobre 2007 (journée des animateurs) au siège de LVN par Catherine Morzelle, du groupe de Toulouse et journaliste.

Ce à quoi il faut penser avant d’écrire :

- contrairement au téléphone on ne ressent pas l’humeur de l’interlocuteur. Mais un mail n’est pas sa chasse d’eau. Penser à être relativement neutre, sans être trop froid.
- Le ton n’est pas le même s’il on s’adresse à un seule ou à une multitude de récepteurs.
- Maîtrise du temps :
la personne qui reçoit les messages n’a peut être pas le temps de tout traiter d’un coup, en conséquence, prévoir que la réponse puisse être différée.
- Fiabilité des outils : même si les mails arrivent quasiment instantanément, il arrivent qu’ils se perdent en route, utilisez les accusés de réception.
- Attention au recopiage des listes d’adresses, n’oubliez pas celui qui l’a envoyée.

Construction du message :
- Il faut se mettre à la place du public qui lira l’information.
- la courtoisie : utiliser l’empathie, penser à l’autre, s’obliger à faire court
- Gérer les invitations : donner la date limite de réponse dans l’objet. Codage a créer au national
- Penser à la présentation du sujet et à l’orthographe.
- visibilité du message en objet : date réponse, sujet, usage. ex : Rép:26/12-r-v Spi-Animation.

Le contenu du message :
- Rédiger une synthèse du texte envoyé en P.J. dans les mails (200 à 400 signes, 3-5 lignes).
Cette synthèse sera copiée en tête de la P.J.
Chaque P.J. sera signée. A chaque pied de page : auteur, sujet, date, numéro de page.
- lorsqu’un message est important ou personnel, les accusés réception sont parfois nécessaires.
- Indiquer la différence entre qui est visé et ce à quoi il faut répondre.
Il est préférable de traiter un seul thème d’information par message pour faciliter la lecture et le tri par le récepteur.

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